welcome

Salam sejahtera bagi kita semua, semoga kita selalu dalam lindungan Allah SWt. Saya sangat bersukur sekali atas terbitnya blog ini, semoga dengan ini mampu membuat Managemen Perkantoran di IndonesiaMenjadi Semangkin lebih baik.
semoga nantinya apa yang di muat didalam blog ini merupakan sumber refrensi yang baik dan tepat untuk meningkatkan ketahanan dan kinerja dari managemen perkantoran di Seluruh Indonesia.

sekian yang bisa saya tuliskan sebagai awal pembuka bog ini.

wassalam..
by.

Emy Seftiani
(Mahasiswa Om)

Selasa, 06 April 2010

Sistem Informasi Manajemen Perkantoran

Latar belakang Sistem Informasi Manajemen Perkantoran.

Informasi merupakan obyek atau data apapun yng bisa digunakan oleh pengguna informasi untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang diinginkan.Informasi diperoleh dari sumber-sumber informasi yang terdapat dimana saja kita jumpai.Dalam segala aspek kehidupan manusia selalu tidak bisa terpisah dari informasi,baik informasi yang sifatnya individual maupun informasi yang berisifat umum atau general.Dalam kenyataanya manusia selalu membutuhkan informasi untuk melakukan aktifitas apupun dan dimanapun,informasi yang dibutuhkan bisa berupa lisan maupun tulisan bahkan Visual dan audio visual.Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkrmbanagan yang sangat cepat seitring dengan perkembangan ilmut eknologi informasi,dengan berkembangya teknologi informasi maka para pennguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan,namun perkembangan terbebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.

Hal ini sangat memdukung segala aktifitas manusia dalam berbagi bidang,satu diantaranya dalam bidang Perkantoran.Suatu Perkantoran dimanapun selalu membutukan akan informasi-informasi penting yang digunakan dalam suatu aktifitas mencapai tujuan.Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut.Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima informasi,maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebur,yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran.Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran.

Tujuan

Tujuan utama adanya Sistem Informasi Manajemen Perkantoran adalah untuk membatu memudahkan pengguna informasi dalam memperoleh informasi yang berguna sebagai acuan atau sebagai dasar melaukan aktifitas mencapai tujuan organisai atau dalam hal ini adalah organisasi perkantoran. Selain dari pada itu informasi merupakan nilai wawasan yang tidak terbatas,semakin luas dan akurat subuah informasi,maka akan mendasari perkembangan sumber daya manusia dalam meningkatakan nilai-nilai pengelolaan informasi perkantoran.Sistem Informasi Manajemen Perkantoran tidak hanya berfokus pada sistem informasi internal perkantoran itu sendiri,namun bisa juga berhubungan dengan sistem informasi yang ada diluar (external) perkantoran dalam mengikuti perkembangan teknologi informasi.

Pengguna

Dalam Sistem informasi manajemen perkantoran,yang menggunakan sistem tersebut bisa kita sebut sebagai pengguna sistem,diantaranya adalah pengelola Sistem, sumber informasi atau pemberi informasi dan pemakai atau pemerima informasi.Dalam Perkantoran pengelola Sistem biasa di dilakukan oleh personil Technology Information (TI),sedangakan sumber atau pemberi informasi dilakukan oleh siapa saja yang beraktifitas didalam perkantoran tersebut,begitu juga untuk penerima informasi.Batasan-batasan atau garis wewenang pengguna Sistem informasi manajemen perkantoran,tidak bisa diuraikan secara mendetil kerena pengaturanya disesuaikan dengan tugas dan tanggungjawab pengguna sistem tersebut,dalam hal ini ditentukan oleh manajemen dari organisasi perkantoran tersebut.

Pengembangan

Dalam era saat ini perkembangan teknologi informasi external (diluar lingkungan perkantoran) harus selau diikuti oleh perkembangan teknologi yang ada atau yang sedang dikembangkan didalam internal perkantoran.Perkembangan dalam teknologi informasi sangat berperan penting dalam mendukung pengembangan Sistem informasi manajemen perkantoran,dalam pengembanganya melibatkan beberapa faktor yaitu,pelaku Sistem dan media / sarana pendukung yang memadai untuk mampu memenuhi kebutuhan infrastruktur didalam sistem yang akan dikembangkan.Misalnya menggunakan Hardware dan Software yang tepat guna untuk mencapai tujuan dari pada Sistem tersebut dikembangkan.

Media

Suatu Sistem informasi manajemen perkantoran didalamnya terdapat beberapa elemen diantaranya adalah obyek informasi,media informasi.Informasi ada bemacam-macam jenisnya,diantaranya adalah Audio ,Visual,Audio Visual dan sebagainya.Dari jenis Informasi yang bermacam-macam,maka media yang digunakan pun juga bermacam-macam sesuai dengan jenisnya.Dalam perkantoran misalnya ,Computer, Telepon ,Fax ,Email,Blog, Website dan sebagainya.Media-media tersebut bersifat general,didalam Sistem informasi manajemen perkantoran mempunyai sistem khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan aktifitas perkantoran.Sistem yang digunakan misalnya mengunakan media jaringan komputer yang mempunyai Database ynag digunakan untuk pemrograman informasi yang akan di akses didalam sistem tersebut.

Iplementasi

Sistem Informasi Manajemen meliputi semua kegiatan yang berhubungan dengan Informasi dalam berbagai macam lingkungan atau kegiatan yang salah satunya di perkantoran.Dalam sebuah Kantor maupun Perkantoran informasi merupakan factor yang sangat penting.Hal ini terjadi karena seluruh aktifitas perkantoran selalu membutuhkan sebuah informasi,baik dalam interen perkantoran maupun antar perusahaan atau perkantoran.Selain dari informasi itu sendiri.Sistem informasi manajemen perkantoran tentu implementasinya di perkantoran,baik yang bersifat formal maupun non formal,sebagai contoh gambaran umunya adalah diimplementasikan kantor perbankan,kantor perusahaan swasta maupun perintah,kantor pendidikan,kantor-kantor dinas pemerintahan dan lain sebagainya.

Pencapaian Tujuan
Tingkat keberhasilan suatu Sistem informasi manajemen perkantoran,adalah sistem tersebut mampu memenuhi kebutuhan pengelolaan informasi suatu organisasi perkantoran didalam aktifitasnya untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang direncanakan.

PENGERTIAN MANAJEMEN KANTOR

1. PENGERTIAN MANAJEMEN KANTOR

Sebelum membahasa manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian kantor. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor /‘the office”. It is any room where clerical work is normally carried on, whatever name it may be given (Tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu). Sedangkan Atmosudirdjo menyebutkan Kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. Dari pendapat tersebut maka Kantor dapat diartikan secara etimologis maupun secara praktis.
Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggeris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Sedangkan secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkannya. Akan tetapi dengan perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun berkembang, ia bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan tugas disegala bidang. Jadi kantor saat ini merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi dari kegiatan perusahaan dan organisasi.

Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan kantor. Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, beberapa diantaranya:

1. Office management is the directing and controlling of an office in order to achieve its specified purpose in the most economical way “Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya” (J.C. Denyer, 1973)
2. Office management can thus be defined as the organization of an office to achieve a specified purpose and to make the best use of the personal by uing the most appropriate machines and equipment, the best possible methods, and by providing the most suitable envoronment “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-mesin dan perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan dengan memberikan lingkungan yang sesuai (J.C. Denyer, 1973)
3. Office management can be defined as the planning, controlling, organizing of fice work and actuating those performing it so as to achieve the determined objectives “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu” (GR Terry, 1974).
4. The term office management will be used in such a broad sense in this book; it will be considered to encompass the management of office work wherever and by whom ever performed. “Istilah manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam arti luas demikian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap meliputi manajemen daripada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.” (Littlefield dan Peterson, )
5. Manajemen Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan perkantoran (Edwin Robinson. 1953).
6. Manajemen kantor adalah seni membimbing personel katnor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan (Mills, 1990).

Inti yang dapat diperoleh adalah bahwa manajemen perkantoran merupakan penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasin, penggerakan dan pengawasan kantor agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai, dimana tujuan kantor adalah pemberian pelayanan informasi pada pihak-pihak yang memerlukan, yaitu: pimpinan, para karyawan, konsumen dan masyarakat. Oleh karena itu akan sangat aneh bila kita mendatangi sebuah kantor, ketika ditanya dimana kami bisa memperoleh informasi ini? Dengan santai sang petugas menjawab “tidak tahu ya”. Petugas yang demikian tentunya dapat kita kategorikan pada orang yang tidak memahami fungsi dari kantor.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.

SALAM PEMBUKA

Salam sejahtera bagi kita semua, semoga kita selalu dalam lindungan Allah SWt. Saya sangat bersukur sekali atas terbitnya blog ini, semoga dengan ini mampu membuat Managemen Perkantoran di IndonesiaMenjadi Semangkin lebih baik.
semoga nantinya apa yang di muat didalam blog ini merupakan sumber refrensi yang baik dan tepat untuk meningkatkan ketahanan dan kinerja dari managemen perkantoran di Seluruh Indonesia.

sekian yang bisa saya tuliskan sebagai awal pembuka bog ini.

wassalam..
by.

Emi Sftiani
(Mahasiswa Om)